Irgendwann hat die HR-Software ausgedient und es wird Zeit für ein Upgrade. Schließlich entwickelt sich sowohl das Unternehmen als auch der Arbeitsmarkt stetig weiter und stellt neue Herausforderungen an HR und Recruiting. Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei der Auswahl neuer HR-Software effektiv vorgehen.
Die Auswahl neuer HR-Software kann sich sehr interessant gestalten, denn das Angebot ist mittlerweile so breit wie vielfältig. Doch nicht jede Software passt auch zu Ihrem Unternehmen oder in Ihre bestehenden Prozesse. Daher ist eine sorgfältige Auswahl wichtig.
Aus dem Recruiting kennen Sie dieses Vorgehen bereits, wenn es um die Suche neuer Mitarbeiter*innen geht. Auch hier müssen zentrale Punkte abgeklopft werden um festzustellen, ob eine Kandidatin oder ein Kandidat eine geeignete Ergänzung für das bestehende Team ist. Diese 5 Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl neuer HR-Software stellen:
1 - Passt die Software zu meinem Unternehmen?
Starten wir gleich einmal mit der Kernfrage: Passt die Software, die Sie im Blick haben überhaupt zu Ihrem Unternehmen? Die Unternehmensgröße spielt eine entscheidende Rolle. Für die HR-Software macht es einen Unterschied, ob in Ihrem Unternehmen 50 oder 100.000 Mitarbeiter*innen arbeiten. Je mehr Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen tätig sind, desto mehr Daten müssen durch die Software abbildbar sein. Auch die Anforderung an die Serverkapazitäten steigt mit der Größe Ihres Unternehmens.
Auch Hierarchiestufen, Abteilungen und ganze Organisationsformen sind bei größeren Unternehmen komplexer als bei kleineren. Ihre neue Software muss diese richtig abbilden können und bei Änderungen ausreichend Flexibilität aufweisen. Prüfen Sie also, ob die Software für Ihre Unternehmensgröße und -beschaffenheit geeignet ist.
Bei der Konzeption unseres Recruiting Assistant haben wir diese Punkte von Anfang an mit bedacht. Dadurch ist die Software ohne technischen Mehraufwand flexibel für jede Unternehmensgröße und Anforderung einsetzbar.
2 - Passt die HR-Software zu meinen Prozessen?
In Softwarefragen gilt: Je individueller das Programm beschaffen ist, desto eher erfüllt es bestimmte Anforderungsbereiche. Definieren Sie also vorab, bei welchen Prozessen Sie konkret Unterstützung benötigen und schauen Sie abseits von großen “All-in-one-Systemen”. Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) können eine sehr gute Antwort auf verschiedene Bedürfnisse von HR sein.
Eine gute SaaS-Lösung erkennt man daran, dass sie eine flexible Ergänzung zu Ihrem bestehenden System ist. Kurze Vertragslaufzeiten sowie ein geringer technischer Einrichtungsaufwand sind außerdem Merkmale einer SaaS-Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Werfen Sie dafür einen genauen Blick in das Portfolio der Software. Hier sollten sich diese Fragen beantworten lassen.
Der Jobufo Recruiting Assistant ist als SaaS-Technologie flexible Ergänzung zu bestehenden Systemen. Der Recruiting Assistant ist innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit und ohne IT-Aufwand integrierbar. In einer unverbindlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie das möglich ist und klären individuelle Fragen.
3 - Ist die Software eine sinnvolle Ergänzung zu meiner HR-Strategie?
Auch hier ist es wichtig, die HR-Strategie klar zu definieren um sie bei der Suche stets präsent zu haben. So lässt sich herausfinden, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht. Ein Tool, das die momentane Strategie zwar abbildet, aber keine Verbesserung oder Arbeitserleichterung nach sich zieht, ist keine digitale Unterstützung. Eine kritische Betrachtung der Strategie ist daher unerlässlich.
Bei der Auswahl neuer HR-Software ist Planung der Schlüssel zum Erfolg.
Passt die Software z.B. zu unserer Strategie?
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4 - Ist die HR-Software für alle Stakeholder intuitiv bedienbar?
Eine unkomplizierte technische Einrichtung allein reicht nicht aus, wenn die Nutzer*innen der neuen Software viel Zeit brauchen, um diese flüssig bedienen zu können. Bei einer modernen HR-Software sollte nicht allein HR als User gedacht sein. Auch weitere Stakeholder und Nutzer*innen-Gruppen müssen mit dem Tool über verschiedene Komplexitätsgrade hinweg umgehen können.
Beziehen Sie vor der Einführung einer neuen HR-Software verschiedene Benutzer*innen-Gruppen in die Entscheidungsfindung mit ein und schauen Sie sich die Bedienung der Software gemeinsam an. So erhöhen Sie die Akzeptanz der Systemanpassung oder -neugestaltung.
Bewerbungen, die Sie über den Jobufo Recruiting Assistant erhalten können von der Öffnung über die Durchsicht bis zur Entscheidungsfindung genauso gehandelt werden wie herkömmliche Bewerbungen. Die Fachbereiche unserer Kundenunternehmen nehmen die Jobufo-Bewerbungen ebenso positiv auf wie HR.
5 - Ist die Software anschlussfähig an schon vorhandene Tools?
Einzelne Software-Inseln und Teillösungen zu bauen ist kontraproduktiv. Daten aus Einzellösungen zusammen zu führen und zu migrieren ist ein extrem hoher Aufwand und je nach Datenumfang schier nicht machbar. So entsteht schnell Systemwildwuchs, den schon bald niemand mehr richtig überblicken kann.
Auch die Fehleranfälligkeit steigt rapide an, wenn Sie versuchen inkompatible Einzellösungen miteinander zu kombinieren. Achten Sie darauf, dass Datenaustausch und Andockung an bestehende HR-Tools untereinander möglich sind. Nur so erhält man die Datenbasis, die auch in Zukunft die richtigen Informationen liefert.
Bedenken Sie, dass die von Ihnen geschaffene Datenbasis nicht nur Entscheidungsgrundlage für HR bietet, sondern für das gesamte Unternehmen! Mit dem richtigen Software-Setup stärkt HR ganz selbstverständlich seine Rolle in der Organisation.
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